Nếu có cơ hội hợp tác với các doanh nghiệp Nhật hoặc làm việc cùng những người đến từ xứ sở hoa anh đào, bạn sẽ biết đến Horenso – phương pháp truyền thông nội bộ khi quản lý công việc cực kì chuyên nghiệp của đất nước này. Bên cạnh những phương pháp làm việc nổi tiếng như triết lý Kaizen, nguyên tắc 5S,… Horenso chính là bí quyết giúp doanh nghiệp và các bạn người Nhật có phong cách làm việc nhóm cực kì chuyên nghiệp và tinh thần trách nhiệm luôn ở mức độ cao.
Hãy cùng với chúng tôi khám phá nguồn gốc và cách áp dụng Horenso qua bài viết này nhé!
Horenso: phương pháp quản lý công việc thần kỳ của người Nhật
Horenso là một phương pháp truyền thông nội bộ khi quản lý công việc nhóm đặc trưng của Nhật bản. Và phương pháp này được viết tắt từ 3 kỹ năng giao tiếp cơ bản trong doanh nghiệp bao gồm: Hokoku (kỹ năng báo cáo) – Renraku (Kỹ năng liên lạc), Soudan (kỹ năng làm việc nhóm).
Cụ thể Hokoku – báo cáo có nghĩa là để nhân viên thường xuyên mô tả tiến độ công việc, những vấn đề phát sinh hoặc hạng mục đã hoàn thành với nhà quản lý. Renraku – Trao đổi là luôn cập nhật đầy đủ thông tin cho các bên liên quan tránh trường hợp phát sinh. Còn Sodan – Hỏi ý kiến chính là cùng nhau thảo luận khi có sự cố hoặc gặp vấn đề khó để đưa ra giải pháp tốt nhất.
Áp dụng Horenso giúp nhà quản lý cũng như nhân viên, các phòng ban có thể giảm tình trạng thiếu hoặc mù mờ thông tin, làm rõ và tránh những phát sinh hiểu nhầm không đáng có trong công việc.
Áp dụng văn hóa Horenso vào cách quản lý công việc
Hokoku (kỹ năng báo cáo)
Nhiệm vụ của một nhân viên đó là thường xuyên báo cáo để quản lý biết được tiến độ cũng như tình hình công việc cá nhân và tập thể đang “chạy” đến đâu. Nếu muốn kế hoạch luôn đi đúng với thời hạn đặt ra, nhà quản lý cần khuyến khích nhân viên liên tục báo cáo tiến độ công việc. Từ đó họ tạo thành thói quen và dần chủ động hơn.
Nhưng bạn cũng cần phải biết “Báo cáo nội dung nào?”, “Thời điểm và cách thức báo cáo ra sao?” để có thể hướng dẫn nhân viên một cách hiệu quả. Với những công việc ngắn hạn, hãy để nhân viên của mình báo cáo ngay khi hoàn thành. Còn với những công việc mang tính dài hạn, nhà quản lý nên cho họ báo cáo tiến độ (theo tuần hoặc tháng) trong khi thực hiện nhiệm vụ. Nếu có thay đổi gì trong quá trình thực hiện công việc thì cũng phải báo cáo (có những thay đổi cần ngay lập tức thông báo).
Cách thức báo cáo cũng là một yếu tố để nhà quản lý có thể hướng dẫn cho nhân viên bao gồm: tuân thủ việc báo cáo tùy thuộc tính chất công việc, nội dung phải đầy đủ chi tiết. Thông thường, chúng ta có thể tiếp nhận những báo cáo bằng văn bản: Email, Word, Powerpoint,…Trường hợp cấp bách, nhà quản lý có thể cho nhân viên báo cáo trực tiếp.
Renraku (Kỹ năng liên lạc)
Renraku là phần kỹ năng mà nhiều người đánh giá khó thực hiện nhất trong Horenso. Để có thể vận dụng kỹ năng này tốt cũng như đơn giản đó là liên lạc qua điện thoại hoặc trao đổi bằng miệng. Khi liên lạc, hai bên cần đi thẳng vào chủ đề chính, quá trình trao đổi không nên dài dòng, máy móc gây khó hiểu cũng như làm mất thời gian của các bên liên quan.
Nhà quản lý có thể sử dụng cuộc họp buổi sáng hoặc dùng bản tin nội bộ để thông báo. Những việc liên quan đến cải tiến chất lượng, rút kinh nhiệm lần sau…. thì nên sử dụng văn bản để liên lạc.
Soudan (kỹ năng làm việc nhóm)
Bàn bạc, thảo luận cùng nhau là điểm then chốt trong Horenso để giải quyết công việc hiệu quả. Nhà quản lý chắc chắn biết rằng không có một cá nhân nào có đủ năng lực để xử lý tất cả vấn đề. Vì vậy, giải pháp tốt nhất đó là cả nhóm cùng nhau đưa ra ý kiến tham khảo và tìm ra phương pháp để giải quyết. Từ việc thảo luận chính là một cách giúp cho các nhân viên có cái nhìn khác, đánh giá và nhìn nhận sự việc một cách hoàn hảo từ góc độ khác.
Bạn vẫn chưa biết cách để bản thân và đội ngũ trở thành một tập thể thật sự, hãy xem qua bài viết “06 Bí quyết giúp quản lý nhóm làm việc hiệu quả”
Một cuộc thảo luận hiệu quả là khi nhân viên sẽ xác định được phương pháp tối ưu để xử lý công việc. Phụ thuộc vào tính chất công việc của từng doanh nghiệp, phòng ban, mà việc bàn bạc có thực sự cần thiết hay không. Khi tổ chức thảo luận, nhà quản lý và nhân viên cần xác định rõ mục đích, thông tin và cuối buổi thì cần chốt lại vấn đề, lên phương án triển khai.
Tăng tính hiệu quả của Horenso, bạn cần biết những lưu ý sau
Để tăng tính hiệu quả cho Horenso, khi làm việc cùng nhau là cá nhân mỗi thành viên (với nhà quản lý) cần báo cáo vấn đề một cách nhanh chóng và cả nhóm biết được công việc cũng như về vấn đề của người đó đang làm trong thời gian sớm nhất.
Ở Hokoku – báo cáo, mọi thành viên trong nhóm nên ngắn gọn và tuân theo quy tắc 5W1H đó là: What, where, when, why, who và How. Dùng 5W1H giúp các thành viên dễ dàng trình bày vấn đề và nhanh chóng tìm ra giải pháp.
Bài viết đã cung cấp đầy đủ và những thông tin cần thiết nhất về phương pháp truyền thông nội bộ khi quản lý công việc nhóm Horenso. Mong rằng những thông tin của chúng tôi sẽ hữu ích với bạn.
Xem thêm bài viết hưu ích sau đây