Làm thế nào để tra cứu hoa đơn có mã của cơ quan thuế

Hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế chính thức sẽ được áp dụng trên toàn quốc trước ngày 01/07/2022. Với loại hóa đơn mới này, việc xuất hóa đơn của các doanh nghiệp sẽ phải qua bước cấp mã của cơ quan thuế (trừ một số trường hợp được áp dụng hóa đơn không có mã như điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông,…). Hôm nay, Song Kim sẽ gởi đến các bạn 2 cách tra cứu hóa đơn theo thông tư 78 khi có tài khoản đăng nhập và không có tài khoản đăng nhập. Khi thực hiện tra cứu, bạn sẽ biết được hóa đơn của bạn nhận được có hợp lệ hay không?

Tra cứu hóa đơn có mã của cơ quan thuế

Hiện nay, có 2 cách tra cứu hóa đơn theo thông tư 78 là tra cứu 1 hóa đơn cụ thể (không cần đăng nhập) và tra cứu tất cả các hóa đơn đầu vào của doanh nghiệp (cần đăng nhập) trên trang https://hoadondientu.gdt.gov.vn. Sau đây, dịch vụ kế toán Song Kim sẽ lần lượt gởi đến các bạn 2 cách tra cứu hóa đơn này, mời bạn tiếp tục theo dõi qua nội dung sau đây.

Cách tra cứu hóa đơn có mã của cơ quan thuế không cần đăng nhập

Khi nhận được 1 hóa đơn từ nhà cung cấp, bạn cần kiểm tra nhanh hóa tính hợp lệ của hóa đơn điện tử có mã xác thực này, bạn chỉ cần làm theo hướng dẫn sau đây.

Ví dụ: trong tháng 04/2022, dịch vụ kế toán Song Kim có nhận được 1 hóa đơn có mã của cơ quan thuế về việc thuê máy photocopy như sau:

Cách tra cứu hóa đơn theo thông tư 78 này sẽ được thực hiện như sau:

Bước 1: nhập các thông tin cần thiết vào các ô có đáng dấu (*)

1 - Nhập mã số thuế người bán

2 - Chọn loại hóa đơn

3 - Nhập ký hiệu hóa đơn. 

Lưu ý: bạn phải bỏ chữ số đầu tiên (1 hoặc 2) tại ký hiệu hóa đơn, chỉ nhập 6 ký tự từ thứ 2 đến thứ 7 nằm trong ký hiệu hóa đơn

4 - Nhập số hóa đơn

5 - Nhập tổng tiền thanh toán

6 - Nhập mã captcha (xác nhận)

7 - Bấm xác nhận

Nếu hệ thống tra cứu hóa đơn trả về thông báo sau đây: “Tồn tại hóa đơn có thông tin khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm. Trạng thái xử lý hóa đơn: Đã cấp mã hóa đơn” thì hóa đơn bạn nhận được là hợp lệ.

Nếu hệ thống tra cứu hóa đơn theo thông tư 78 trả về thông báo: “Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm”. Thì hóa đơn có mã có xác thực của bạn nhận từ nhà cung cấp là không hợp lệ. 

Cách tra cứu hóa đơn theo thông tư 78 khi có mật khẩu đăng nhập hoadondientu.gdt.gov.vn

Với các tra cứu này, bạn sẽ tra cứu được tất cả các hóa đơn đầu vào của doanh nghiệp bạn, trong 1 khoảng thời gian tùy chọn.

Bạn cần có: ID và mật khẩu đăng nhập website hoadondientu.gdt.gov.vn.

Lưu ý: Mật khẩu sẽ được cấp khi bạn nộp quyết định sử dụng hóa đơn điện tử lần đầu. Mật khẩu sẽ được gởi từ địa chỉ email hoadondientu@gdt.gov.vn

Hướng dẫn tra cứu hóa đơn có mã của cơ quan thuế

Bạn thực hiện tra cứu hóa đơn có mã của cơ quan thuế theo các bước sau đây:

Bước 1: Truy cập website https://hoadondientu.gdt.gov.vn => Chọn mục “Đăng nhập” => góc phải, trên cùng của hệ thống tra cứu hóa đơn điện tử theo thông tư 78

Bước 2: Đăng nhập hệ thống tra cứu hóa đơn điện tử bằng tên đăng nhập (mã số thuế công ty) và mật khẩu đã được cung cấp. Và nhập mã xác nhận => bấm “Đăng nhập”

Ghi chú: Tại giao diện chính của hệ thống, sẽ có rất nhiều chức năng để bạn lựa chọn và tra cứu. Nhưng trong nội dung bài viết này, chúng tôi chỉ hướng dẫn bạn cách tra cứu hóa đơn có mã xác thực mà bạn nhận được từ nhà cung cấp.

Bước 3: Tra cứu hóa đơn điện tử mua vào theo thông tư 78

Bước 3.1: Chọn mục “Tra cứu” = >  “Tra cứu hóa đơn”

Bước 3.2: Chọn mục: “Tra cứu hóa đơn điện tử mua vào”

Bước 3.3: Chọn “Ngày lập hóa đơn” => theo khoảng thời gian bạn định tra cứu. 

Lưu ý: thời hạn tra cứu tối đa là 1 tháng. Nếu bạn cần tra cứu hóa đơn có mã của nhiều tháng, phải thao tác nhiều lần.

Bước 3.4: Chọn “Trạng thái hóa đơn” => Chọn trạng thái hóa đơn cần tra cứu. Nếu không có nhu cầu, hãy để chế độ “Tất cả” như mặc định.

Bước 3.5: Chọn: “Kết quả kiểm tra”

Ghi chú: Theo thông tư 78, có 2 loại hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã và hóa đơn không có mã của cơ quan thuế. Chính vì vậy, bạn cần tra cứu lần lượt 2 mục trong kết quả kiểm tra đó là: “Đã cấp mã hóa đơn” và “Tổng cục thuế đã nhận không mã”

Bước 3.6: Bấm “Tìm kiếm”

Bước 4: Hệ thống sẽ trả về các hóa đơn đầu vào mã bạn đã nhận được trong khoảng thời gian do bạn chọn.

Lưu ý: Do hệ thống tra cứu hóa đơn điện tử của Tổng Cục Thuế để mặc định là 15 hóa đơn trên 1 trang hiển thị. Vì thế, nếu bạn cần xem số lượng hóa đơn nhiều hơn, có thể chọn số lượng hóa đơn trên 1 trang hiển thị là: 30 hoặc 50; hoặc xem đầy đủ ở các trang sau.

Trên đây là hướng dẫn chi tiết cách tra cứu hóa đơn theo thông tư 78 (hóa đơn có mã xác nhận của cơ quan thuế). Cách tra cứu này chỉ phù hợp với hóa đơn có mã, không áp dụng được với hóa đơn điện tử áp dụng theo nghị định 119 (hóa đơn mẫu cũ)