BIỂU ĐỒ PARETO LÀ GÌ?
Biểu đồ Pareto là một công cụ chất lượng cơ bản có trong phần mềm Minitab giúp bạn xác định những khiếm khuyết, nguyên nhân thường gặp nhất hoặc bất kỳ yếu tố nào khác mà bạn có thể đếm và phân loại. Biểu đồ lấy tên từ Vilfredo Pareto, người đặt ra “quy tắc 80/20”, xét về mặt chất lượng, có thể hiểu đơn giản rằng 80% tổn thất xuất phát từ 20% nguyên nhân.
VÀ BẠN SỬ DỤNG NÓ NHƯ THẾ NÀO?
Bạn có thể sử dụng biểu đồ Pareto bất kỳ lúc nào bạn có dữ liệu. Chúng được chia thành các danh mục, bạn có thể đếm tần suất xuất hiện của mỗi danh mục. Trước đây, hầu hết chúng ta đều học cách sử dụng loại dữ liệu này để tạo biểu đồ thanh:
Biểu đồ thanh
Biểu đồ Pareto chính là biểu đồ thanh. Trong đó, các thanh được sắp xếp từ lớn nhất đến nhỏ nhất, từ trái sang phải. Các thanh lớn hơn ở bên trái quan trọng hơn các hạng thanh nhỏ ở bên phải.
Biểu đồ Pareto
Bằng cách sắp xếp các thanh từ lớn nhất đến nhỏ nhất, biểu đồ Pareto giúp bạn hình dung yếu tố nào là “số ít quan trọng” (20%) và yếu tố nào là “số nhiều không đáng kể” (80%).
Đường tỷ lệ tích lũy giúp bạn đánh giá mức độ quan trọng của từng danh mục. Trong trường hợp các thanh có chiều cao xấp xỉ nhau, đường tỷ lệ tích lũy giúp việc so sánh các danh mục trở nên dễ dàng hơn.
Trong lĩnh vực quản lý chất lượng, biểu đồ Pareto giúp chúng ta tập trung vào yếu tố có tác động lớn nhất. Bằng cách xem xét một vấn đề lớn và chia nó thành những phần nhỏ hơn. Biểu đồ Pareto sẽ cho biết những hiệu quả của việc cải thiện chất lượng trong từng phần, và đâu là phần có hiệu quả nhất.
SỬ DỤNG TRƯỚC QUY TRÌNH NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG
Nếu biểu đồ Pareto có vẻ khá cơ bản thì đúng là như vậy. Nhưng giống như một cỗ máy đơn giản, tính đơn giản của nó khiến biểu đồ Pareto có thể áp dụng được cho rất nhiều tình huống, cả trong và ngoài việc cải thiện chất lượng.
Ở cấp lãnh đạo hoặc quản lý, biểu đồ Pareto có thể được sử dụng khi bắt đầu một vòng cải tiến chất lượng mới để tìm ra vấn đề kinh doanh nào gây ra nhiều khiếu nại hoặc tổn thất nhất và dành nguồn lực cải tiến cho những vấn đề đó.
Ví dụ: lãnh đạo của một công ty tin rằng phần lớn khiếu nại của khách hàng liên quan đến lỗi sản phẩm. Nhưng khi họ nhìn thấy dữ liệu khiếu nại trong biểu đồ Pareto, họ biết rằng có nhiều người phàn nàn hơn về việc giao hàng chậm trễ. Có lẽ ấn tượng rằng lỗi sản phẩm gây ra nhiều lời phàn nàn nhất nảy sinh bởi vì số khách nhận được sản phẩm lỗi thường có xu hướng phàn nàn lớn – nhưng vì có nhiều khách hàng bị ảnh hưởng bởi sự chậm trễ trong vận chuyển nên công ty nên tập trung sức lực hơn vào việc giải quyết vấn đề đó.
Xem thêm: 7 CÔNG CỤ QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG LÀ GÌ?
SỬ DỤNG TRONG QUY TRÌNH NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG
Khi một dự án đã được xác định và tập hợp một nhóm để cải thiện vấn đề, biểu đồ Pareto có thể giúp nhóm chọn các lĩnh vực thích hợp để tập trung vào. Điều này rất quan trọng vì hầu hết các vấn đề kinh doanh đều lớn và nhiều khía cạnh.
Ví dụ: sự giao hàng trễ có thể xảy ra vì nhiều lý do khác nhau, từ sự cố cơ học và tai nạn cho đến lỗi nhập dữ liệu và các vấn đề của nhà cung cấp. Nếu có nhiều nguyên nhân có thể xảy ra, nhóm cần thu thập dữ liệu và tập trung vào nguyên nhân nào gây ra nhiều sự cố nhất.
SỬ DỤNG BIỂU ĐỒ PARETO ĐỂ XÂY DỰNG SỰ ĐỒNG THUẬN
Biểu đồ này cũng có thể rất hữu ích trong việc giải quyết xung đột, đặc biệt nếu một dự án liên quan đến nhiều bộ phận hoặc nhiều đơn vị có chức năng và công việc khác nhau. Các thành viên trong nhóm có thể có những bất đồng gay gắt về cách tiến hành, vì họ muốn bảo vệ bộ phận của mình hoặc vì họ thật sự tin rằng họ biết vấn đề nằm ở đâu.
Ví dụ, một nhóm cải tiến dự án bệnh viện đã gặp trở ngại trong việc giảm bớt sự chậm trễ trong phòng phẫu thuật vì bác sĩ gây mê đổ lỗi cho bác sĩ phẫu thuật, trong khi bác sĩ phẫu thuật lại đổ lỗi cho bác sĩ gây mê. Khi nhóm dự án thu thập dữ liệu và hiển thị nó trong biểu đồ Pareto, hóa ra cả hai nhóm đều không chiếm tỷ lệ lớn trong sự chậm trễ. Ngay cả khi biểu đồ chỉ ra rằng nhóm này hay nhóm kia có liên quan đến tỷ lệ sự cố lớn hơn đáng kể, việc giúp các thành viên trong nhóm thấy yếu tố ‘quan trọng’ nhất có thể được sử dụng để xây dựng sự đồng thuận.