Workflow là một trong những thuật ngữ được sử dụng trong nhiều lĩnh vực trong đời sống đặc biệt là trong kinh doanh. Workflow mang đến nhiều lợi ích dành cho các doanh nghiệp, nhà quản lý cũng như nhân viên tại các công ty, doanh nghiệp. Nhờ có Workflow quy trình làm việc được diễn ra khoa học, thông minh và dễ dàng hơn từ đó giúp tối ưu thời gian làm việc và tăng năng suất nhân viên. Cùng tìm hiểu cách vẽ workflow 6 bước đơn giản qua nội dung bài viết sau.
1. Workflow là gì?
Workflow là gì (Workflow meaning) – Dịch theo nghĩa tiếng Anh “work” có nghĩa là công việc và “flow” là sự chảy qua. Khi ghép hai từ này lại với nhau sẽ ra cụm từ Workflow, hiểu một cách đơn giản là luồng công việc hay quy trình công việc. Workflows bao gồm mô hình hoạt động kinh doanh được phối hợp và lặp lại. Luồng công việc được kích hoạt bởi tài nguyên có hệ thống thành quy trình biến đổi vật liệu, xử lý thông tin hoặc cung cấp dịch vụ. Hiểu một cách nôm na cách vẽ Workflow chính là các bước liên quan đến quy trình xử lý và hoàn thành công việc.
Khái niệm và cách vẽ Workflow bắt nguồn từ Henry Gantt và Frederick Taylor – Hai kỹ sư cơ khí vào đầu thế kỷ 20. Họ nghiên cứu về thời gian và chuyển động sau đó xây dựng nên Workflow nhằm loại bỏ chuyển động dư thừa hay lãng phí và tạo nên quy trình làm việc cho nhân viên.
2. Tại sao nên sử dụng lưu đồ Workflow?
Nhà quản lý cũng như nhân viên tại doanh nghiệp có thể áp dụng cách vẽ workflow nhằm hỗ trợ tối đa quy trình làm việc. Workflows là quy trình bao gồm các bước thực hiện một mục tiêu công việc lặp đi lặp lại trong doanh nghiệp. Bạn có thể hiểu nó bao gồm tuần tự các công việc chảy từ giai đoạn này sang giai đoạn tiếp theo, lặp lại cho đến khi hoàn thành.
Workflows có thể được xây dựng ở dạng phần mềm quản lý công việc mang đến các tính năng hữu ích dành cho người dùng. Nó đảm bảo rằng các quy trình quan trọng được thực hiện đúng cách, đúng thời gian. Nhà quản lý có thể áp dụng các cách vẽ workflow đơn giản nhằm cung cấp quy trình làm việc cho nhân viên mới của mình. Từ đó nhân viên có thể biết được mình cần hoàn thành những công việc nào, trong thời gian bao lâu, đâu là nhiệm vụ cần hoàn thành trước, đâu là nhiệm vụ quan trọng.
3. Các loại sơ đồ quy trình làm việc Workflow
Ví dụ về quy trình làm việc Workflow
Có nhiều loại sơ đồ quy trình làm việc và cách vẽ Workflow khác nhau, tuy nhiên trên thực tế người ta thường sử dụng các loại sau:
- Lưu đồ ANSI – Đây là sơ đồ quy trình làm việc sử dụng các ký hiệu của ANSI (Viện Tiêu chuẩn Quốc gia Hoa Kỳ) để mô tả từng bước liên quan.
- Hoạt động UML – Lưu đồ này được biểu diễn bằng đồ thị về thứ tự các nhiệm vụ hoặc các bước liên quan bằng cách sử dụng Ngôn ngữ tạo mô hình thống nhất.
- BPMN – Đây là một loại sơ đồ sử dụng ký hiệu mô hình hóa quy trình nghiệp vụ sử dụng các ký hiệu được tiêu chuẩn hóa cho phép cả người dùng chuyên lẫn không chuyên về kỹ thuật có thể hiểu nó dễ dàng hơn.
- SIPOC – Đây là một loại sơ đồ tập trung phân tích các khía cạnh khác nhau của quy trình công việc và xác định mức độ quan trọng của chúng. Cách vẽ workflow này là tập trung vào những người tạo và nhận dữ liệu, không giống như sơ đồ truyền thống nơi thứ tự các bước là trọng tâm chính.
4. Khi nào doanh nghiệp nên sử dụng Workflow?
Mặc dù các phương pháp này bắt nguồn từ ngành công nghiệp sản xuất, nhưng chúng lại cực kỳ hữu ích cho hầu hết mọi doanh nghiệp. Mỗi lĩnh vực khác nhau có cách vẽ workflow khác nhau. Dưới đây là một số ví dụ về các ngành có thể ứng dụng sơ đồ quy trình làm việc:
• Tài chính – một quy trình làm việc có thể giúp bạn sắp xếp rất nhiều hoạt động, từ xử lý thanh toán đến đặt hàng và thu tiền mua hàng;
• Y tế – một quy trình rõ ràng có thể giúp bệnh viện xác định được các bước cần thực hiện trong một lần khám bệnh;
• Giáo dục – một quy trình làm việc có thể giúp sinh viên xác định được các bước cần thực hiện khi đóng học phí, đăng ký học phần;
• Quân sự – cách vẽ workflow của lĩnh vực này là có thể mô tả các bước được thực hiện trong một hoạt động triển khai quân sự;
• Thương mại điện tử – một quy trình làm việc thể hiện rõ ràng quá trình khách hàng trải nghiệm, từ đặt hàng đến khi nhận sản phẩm;
• Phát triển ứng dụng – mô tả quy trình mà đơn vị phát triển sản phẩm tạo ra ứng dụng, bao gồm lên ý tưởng, lập kế hoạch, thiết kế, lập trình, khởi chạy và sửa lỗi.
• Vòng tròn – Được sử dụng khi bạn cần chuyển từ phần này sang phần khác.
Như bạn có thể thấy, bạn có thể sử dụng sơ đồ quy trình làm việc trong nhiều loại hình và mô hình kinh doanh.
5. Ý nghĩa các hình dạng và biểu tượng trong Workflow
Trước khi đến với thông tin về vẽ workflows chúng ta cùng tìm hiểu về các biểu tượng và hình dạng trong lưu đồ workflow. Để tạo quy trình làm việc, nhà quản lý cần hiểu về ý nghĩa của các hình dạng và ký hiệu tiêu chuẩn được sử dụng trong workflows. Dựa trên từng trường hợp sử dụng cũng như cách vẽ workflow khác nhau mà bạn có thể sử dụng các ký hiệu khác nhau. Trong đó phổ biến với các ký hiệu như:
• Hình chữ nhật – Thể hiện hành động hoặc quá trình được thực hiện bởi một cá nhân và các hướng dẫn cần thiết
• Hình bầu dục – Biểu thị điểm bắt đầu hoặc điểm cuối cùng của một quá trình
• Kim cương – Được sử dụng khi cần phê duyệt hoặc quyết định
• Mũi tên – Hiển thị kết nối giữa các quy trình hoặc bước khác nhau
6. Cách vẽ workfow khoa học
Doanh nghiệp và nhà quản lý hoàn toàn có thể làm chủ kế hoạch công việc cũng như chiến lược kinh doanh của mình thông qua cách vẽ Workflow 6 bước đơn giản sau đây:
Cách vẽ workfow khoa học
Bước 1: Chọn quy trình
Bước đầu tiên trong cách vẽ Workflow chính là xác định quá trình theo dõi, giám sát và triển khai quy trình. Tại bước này nhà quản lý cần lựa chọn đúng loại sơ đồ quy trình làm việc phù hợp với nhu cầu, mục đích cũng như thực trạng của doanh nghiệp. Cân nhắc đến các đối tượng người dùng quy trình làm việc này. Ngoài ra nhà quản lý cần cân nhắc xem xét sơ đồ công việc mô tả quy trình làm việc hiện tại hay một mô hình làm việc được thiết kế cho tương lai.
Bước 2: Xác định điểm bắt đầu và điểm kết thúc
Bước thứ 2 trong cách vẽ workflow nhà quản lý cần xác định điểm bắt đầu và điểm kết thúc của lưu đồ công việc. Cần đảm bảo sơ đồ thể hiện được mục tiêu ban đầu và kết quả cuối cùng một cách cụ thể, rõ ràng.
Bước 3: Thu thập thông tin
Nhà quản lý cần thu thập thông tin từ nhân sự của mình cũng như các bộ phận phòng ban khác nhau trong doanh nghiệp nhằm đảm bảo quy trình công việc trên sơ đồ phù hợp với năng lực nhân viên và thực trạng của doanh nghiệp. Vạch ra các nhiệm vụ có liên quan tại từng bước trên lưu đồ, nhằm phân chia công việc cụ thể cho từng công việc và nhân sự. Ngoài ra nhà quản lý cần ghi lại mốc thời gian của quy trình, cũng như các lưu ý quan trọng nhằm tăng hiệu quả công việc.
Bước 4: Loại bỏ các nhiệm vụ không cần thiết
Thông qua cách vẽ workflow nhà quản lý có thể điều chỉnh các công đoạn cũng như quy trình làm việc kém hiệu quả. Bằng việc kiểm tra các nhiệm vụ và xếp chúng vào một trong các danh mục nhà quản lý có thể phân chia và sắp xếp nhiệm vụ hợp lý cho từng nhân viên, từng bộ phận. Để phân loại, nhà quản lý có thể cân nhắc mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp, đối với các nhiệm vụ không liên quan đến mục tiêu chung có thể xếp vào nhiệm vụ không cần thiết, không quan trọng, không khẩn cấp.
Bước 5: Thiết kế sơ đồ quy trình công việc
Thiết kế sơ đồ quy trình công việc workflow
Tại bước này tất cả các thông tin được phân tích, các nhiệm vụ và công việc sẽ được triển khai ở dạng sơ đồ. Doanh nghiệp có thể sử dụng các công cụ, phần mềm workflow hoặc thực hiện thủ công qua việc truyền miệng hay vẽ trên giấy. Dù sử dụng cách vẽ workflow nào đi chăng nữa, điều quan trọng nhất vẫn là thể hiện được quy trình làm việc dễ hiểu, dễ truyền đạt và chia sẻ.
Bước 6: Số hóa quy trình làm việc Workflow trên phần mềm
Nếu trước đây, nhà quản lý thể hiện quy trình làm việc qua văn bản, giấy, qua truyền miệng, qua những hình thức thủ công hay Excel thì nay các doanh nghiệp sẽ sử dụng phần mềm chuyên biệt giúp trực quan hóa quy trình làm việc Workflow.
Bên cạnh việc hỗ trợ hữu hình hóa quy trình công việc phòng ban, dự án, thì phần mềm FastWork Workflow hỗ trợ tự động chuyển tiếp các giai đoạn tới nhân sự phụ trách trong quy trình làm việc, báo cáo realtime ngay khi công việc/nhiệm vụ có sự thay đổi.
Ví dụ: Khi nhân sự A hoàn thành công việc được giao, phần mềm FastWork Workflow sẽ tự động chuyển đến nhân sự B tiếp nhận theo quy trình.
Bước 7: Ứng dụng vào hệ thống và Phân tích kết quả
Bước cuối cùng chính là đánh giá và phân tích kết quả mà quy trình mang đến cho doanh nghiệp. Nhà quản lý có thể đánh giá hiệu quả của workflows thông qua hiệu suất và kết quả làm việc của nhân viên, cũng như qua thời gian thực hiện công việc. Từ kết quả doanh nghiệp có thể tìm ra điểm mạnh và điểm yếu của quy trình workflow, từ đó đưa ra các phương pháp điều chỉnh phù hợp.
Làm chủ kế hoạch với cách vẽ workflow mang đến nhiều ưu điểm đến nhà quản lý cũng như các doanh nghiệp. Nhờ sơ đồ này doanh nghiệp được vận hành theo quy trình khoa học và chuyên nghiệp. Giảm thiểu các bước bước dư thừa, kém hiệu quả trong quy trình làm việc.
8. FastWork Workflow – Ứng dụng số hóa quy trình làm việc, phòng ban được hàng nghìn doanh nghiệp sử dụng
FastWork WorkFlow – Giải pháp số hóa và tự động hóa quy trình toàn diện nằm trong Nền tảng quản trị và điều hành doanh nghiệp trực tuyến FastWork.vn. FastWork Workflow hỗ trợ:
- Số hóa và thiết lập linh hoạt các quy trình
- Tự động hóa trong quy trình
- Kiểm soát quy trình chặt chẽ
- Hệ thống báo cáo tự động
- Chuẩn hóa và tối ưu quy trình
Đăng Hải
Nguồn : fastwork.vn